Zoals in de vorige BVL Nieuwsbrief al is vermeld is de WMS-commisie belast met allerlei taken die het mogelijk maken om te basketballen. Denk hierbij aan:
– Wedstrijdsecretariaat
– Ledenadministratie
– Plannen van wedstrijden + huren van de zaal
– Zorg voor materiaal (o.a. ballen en kleding)
– Het regelen van scheidsrechters
– Het opleiden van scheidsrechters
– Het opleiden van tafelwachten
– Het indelen van de zaalwacht en wie er moet tafelen
– Het controleren van de ingevulde wedstrijdsheets
Een breed takenpakket dus, dat door een groep van tien enthousiaste vrijwilligers wordt gedaan. Om meer bekendheid te geven aan degenen die lid zijn van deze commissie en aan wat ze doen, laten we in onze e-nieuwsbrief telkens iemand van die WMS-commissie aan het woord om te vertellen wat zij doen om het basketballen bij BV Leiderdorp mogelijk te maken.
[b]Zaalhuur en wedstrijdplanning [/b]
Deze taken hebben Marc Allessie en André van der Zee op zich genomen. Wat betekent dat dan allemaal?
Zonder zaal geen basketball, zoals je begrijpt, en niets is zo vervelend als voor een gesloten sporthal staan. Daar moet dus aan gewerkt worden. Tegelijkertijd is de zaalhuur de grootste kostenpost binnen een basketballvereniging en dus moet er ook efficiënte inhuur plaatsvinden.
[i]Zaalhuurder[/i]
Als zaalhuurder verzorg je de contacten met de beheerder van de sporthal bij Sportfondsen Leiderdorp. Dat gebeurt bijna altijd via de mail, een keer per seizoen (meestal voorafgaand aan het seizoen) vindt er ook overleg plaats met Sportfondsen. Verder krijg je de contracten met Sportfondsen toegestuurd, die je namens de vereniging moet ondertekenen en terugsturen. Daarnaast heb je de taak de maandelijkse facturen van Sportfondsen op basis van de inhuurcontracten te controleren om daarna de penningmeester te melden of de factuur klopt met de inhuur.
Er zijn twee momenten dat er intensief werk aan de winkel is: in de maanden mei en juni om de inhuur voor de trainingen in het volgend seizoen te regelen en alvast een reservering te doen voor de wedstrijden in de 1e competitiehelft (september-december). In september en oktober volgt dan meestal nog een aantal aanpassingen, maar dat is veel minder werk. Dan is er in december weer een piek om de inhuur te regelen voor de wedstrijden in de 2e competitiehelft (januari-mei). Ook dan is er in januari en februari vaak nog beperkt werk aan de winkel vanwege aanpassingen in het wedstrijdschema. In april volgt vaak nog wat aanvullend werk voor de play-offs en toernooien. Alles gaat natuurlijk in overleg met de Technische Commissie en de wedstrijdsecretaris, die immers zicht hebben op het aantal en de samenstelling van de spelende teams en op de wedstrijdplanning.
Belangrijke vaardigheden zijn goede contactuele eigenschappen voor de contacten met Sportfondsen, een heel nauwe afstemming met de wedstrijdplanner en vooral: nauwkeurigheid. Het moet allemaal natuurlijk wel kloppen, het is dus een precies werkje!
[i]Wedstrijdplanner[/i]
De wedstrijdplanner kent dezelfde pieken in zijn/haar werkzaamheden als de zaalhuurder: in juni als de planning van de wedstrijden voor het volgende seizoen aan de orde is. In september en oktober volgt dan meestal nog een aantal aanpassingen, maar ook voor de wedstrijdplanner is dat dan veel minder werk dan in mei/juni. Dan is er in december weer een piek om de wedstrijden in de 2e competitiehelft (januari-mei) te plannen. Ook dan is er in januari en februari vaak nog beperkt werk aan de winkel vanwege aanpassingen in het wedstrijdschema. In april volgt vaak nog wat aanvullend werk voor de play-offs en toernooien. Ook voor de wedstrijdplanner geldt dat dit werk in nauw overleg plaatsvindt met de Technische Commissie en de wedstrijdsecretaris, die het meeste zicht hebben op het aantal en de samenstelling van de spelende teams en op de wedstrijdplanning.
Het is een klus waarbij je met heel veel dingen rekening moet houden: de vraag of er tegen niet-zondagverenigingen gespeeld wordt of niet, de beperkingen die er in de aanvangstijden zijn, de wens om teams wederzijds bankspelers te kunnen laten leveren en meedoen, de indeling van de jurytaken, enz. Vooral het eerste seizoen dat je de klus doet is het allemaal nogal ingewikkeld, maar de ervaring is ook dat dit in het 2e en in latere seizoenen door de opgebouwde ervaringen echt een stuk gemakkelijker wordt.
Belangrijke vaardigheden zijn een heel nauwe afstemming met de wedstrijdplanner en vooral: nauwkeurigheid. Het moet allemaal natuurlijk wel kloppen, het is dus wederom een precies werkje!
[b]Ledenadministratie [/b]
Coby Arndt en André van der Zee hebben samen deze taak op zich genomen.
Mijn naam is Coby Arndt en ik doe een deel van de ledenadministratie van BV Leiderdorp. Mijn e-mailadres staat op de site van BVL, dus als bijvoorbeeld mensen die interesse hebben in basketbal een keer mee willen trainen sturen ze mij een mailtje om te vragen wanneer de juiste leeftijdsgroep traint en of ze mee mogen doen. Zodra iemand besloten heeft om lid te worden vult hij/zij een inschrijfformulier in. Dit wordt dan met pasfoto bij mij ingeleverd en ik stuur alle gegevens verder naar Gerard van Zwieten (de penningmeester) en André van der Zee, die verder contact heeft met de NBB.
Vaak zijn de formulieren niet volledig of fout ingevuld of ontbreekt er een pasfoto of eventueel een schuldvrijverklaring (een verklaring van de vorige club dat de speler geen schulden meer heeft). Dan neem ik contact op met het aspirant-lid om alles alsnog in orde te maken.
Mijn naam is André van der Zee en ik voer de mutaties in het BV Leiderdorp ledenbestand door in ISS, het softwarepakket van de NBB. Verder vraag ik spelerskaarten aan. Zoals jullie weten staan daar jullie NBB-lidmaatschapsnummer, geboortedatum en pasfoto op.
Scheidsrechters moeten bij aanvang van de wedstrijd de spelerskaarten controleren. Ontbrekende kaarten leveren de club een boete op, dus het is zaak de spelerskaarten compleet te hebben. Heb je geen kaart (meer) of ben je toe aan een nieuwe, geef je (digitale) foto door aan de ledenadministratie en wij zorgen ervoor. Ook horen we het graag wanneer je (e-mail)adres verandert. ISS bevat de brongegevens waar de vereniging gebruik van maakt. Het is dus belangrijk dat hierin de juiste gegevens staan.
In ISS staan ook de gegevens van scheidsrechters, bestuursleden, enz. geregistreerd. De ledenadministratie moet dit allemaal wel up-to-date houden. Niet kloppende informatie kan namelijk, zoals eerder gemeld, leiden tot boetes van de NBB. Dit kan voorkomen worden als de leden, jullie dus, eventuele wijzingen doorgeven!